Pourquoi créer une association ?

La création de l’association n’est pas obligatoire. Elle est utile si tu as besoin d’aller chercher des fonds pour financer ton projet, et notamment si tu comptes faire appel à des sponsors. En cas d’autofinancement, il n’est pas nécessaire de passer par cette étape.

L’association a 2 objectifs principaux :

  • Rendre ton projet de participation crédible auprès des futurs sponsors, grâce à une structure officielle qui leur prouvera ton investissement et ton envie de partir
  • Fournir des factures à tes sponsors, afin qu’ils puissent justifier comptablement les dons faits à ton équipage dans le cadre de ta future participation

En clair, monter ton association n’est pas obligatoire mais peut se révéler plus simple pour la gestion de tes finances.

Comment créer une association ?

Tu peux choisir de te servir d’une association déjà existante (écoles, amis, parents…) sous réserve que l’objet de cette association corresponde un minimum à ton projet, et que vous vous mettiez entièrement d’accord sur la gestion comptable des dons que tu vas recevoir.

Si tu souhaites plutôt créer ta propre association, tu peux :

  • Aller sur le site internet du gouvernement et remplir les formulaires en ligne : www.associations.gouv.fr

Une fois les démarches effectuées, il faut une quinzaine de jours pour que le nom de ton association soit validé (en effet tu ne peux pas utiliser un nom déjà déposé ou protégé) puis publié au Bulletin Officiel.

Petits conseils pratiques :
  • Ton nom d’association est très important car il doit refléter la personnalité de ton équipage tout en ayant un lien avec l’événement Bab el Raid. Il doit accrocher les personnes que tu vas rencontrer, et être facile à retenir.
  • Afin de pouvoir utiliser ton asso pour d’autres projets, nous te conseillons de mettre un objet très général, en lien avec l’événement et avec tes loisirs (par exemple, si tu as l’habitude de faire des rallyes-raids, cela peut être « Participation à des événements automobiles »)

Une fois ton association créée, tu peux te rendre dans une banque pour ouvrir un compte bancaire. Il te faudra présenter à la banque ton justificatif de publication au Bulletin Officiel.

Ce compte te permettra de mieux gérer tes recettes et dépenses, et de pouvoir fournir des justificatifs comptables (factures) à ta banque si elle en a besoin, mais surtout à tes sponsors.

Avant de commencer à chercher des fonds, tu dois savoir exactement combien il te faut. Le but est d’établir un budget qui correspond réellement à tes besoins, et de ne surtout pas le gonfler. Plus ton budget sera atteignable et concret, plus tu donneras envie aux futurs sponsors de te suivre.

Ce budget doit être ajusté au fur et à mesure que ta préparation avance. Il y a 2 types de frais à prévoir :

  • Les frais financiers : il s’agit de l’argent que tu es obligé de sortir (frais d’inscription, location de la balise de localisation, compensation carbone, frais de route…)
  • Les frais « en nature », que tu peux négocier avec les sponsors : il s’agit de tous les frais qui peuvent être remplacés par des prestations matérielles ou des services (assurances, préparation du véhicule, pièces de rechange, matériel, supports de communication, etc.). Un sponsor qui ne peut pas te financer peut peut-être te soutenir autrement, en t’offrant du matériel ou un service qui te permettra de diminuer ton budget global et de te raprocher de ton objectif final.

Afin de gagner en efficacité dans ta recherche de fonds, nous te conseillons également de séparer ton budget par thème. Par exemple, dans le thème « Véhicule », tu peux mettre l’achat/location, la préparation, les pièces de rechange, l’assurance, les stickers, etc. ; dans le thème « Voyage », tu peux mettre tes frais de route aller et retour (1€ = 1km), les hébergements et repas à ta charge… ; dans le thème « Communication », tu peux mettre les frais d’impression de ton dossier de démarchage, de tes flyers, des stickers…

Ce découpage te permettra d’adapter la proposition financière de ton dossier de démarchage en fonction des entreprises ou contacts que tu iras voir (voir Tuto #2 – Recherche de fonds / Sponsoring).

Une fois le budget établi, tu dois établir ton plan d’action. Pour cela, tu dois lister plusieurs choses :

  • Tes contacts

Tu dois commencer par ton réseau proche (famille, amis, collègues de boulot…) et élargir la liste au fur et à mesure (les contacts de ton réseau proche, puis les contacts des contacts, etc.). L’objectif est d’avoir une idée précise de ce que ces personnes pourront apporter à ton projet : certains deviendront des sponsors, d’autres pourront t’offrir du matériel ou des compétences, d’autres encore de la disponibilité pour mettre en place des actions rémunératrices par exemple… Quel que soit leur profil personnel et professionnel, ils ont forcément une aide à t’apporter, et il est plus simple d’obtenir un rendez-vous avec quelqu’un lorsqu’on le connaît ou que l’on a été recommandé. De plus, plus il y a de personnes qui connaissent et soutiennent ton projet, plus tu seras visible localement et c’est un très bon argument pour tes futurs sponsors !

  • Les actions que tu vas mettre en place

Qu’il s’agisse d’actions rémunératrices ou de communication, tu dois les anticiper et les planifier, afin de pouvoir les intégrer dans ton dossier de démarchage. Ce seront de bons arguments pour convaincre tes futurs sponsors et cela te permettra en même temps de structurer ta préparation.

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