Le dossier de démarchage sera ton support de communication principal lorsque tu vas commencer tes démarches. Que tu sois dans l’optique d’aller chercher des sponsors ou pas, il sera la vitrine de ton équipage et c’est pour cela qu’il est important d’en avoir un. Il doit être personnalisé pour correspondre à ton projet et à tes besoins.
Pour t’aider à le construire, un dossier type est disponible dans tes Docs à télécharger, rubrique « Monter mon projet », ainsi que des photos de l’événement, rubrique « Communication », que tu peux y insérer pour le rendre attractif.
Voici les thèmes que ton dossier doit aborder :
- Présentation de l’événement : concept sportif, programme & parcours, démarche RSE, actions solidaires, médiatisation, etc. À toi de choisir ce qui te plaît le plus dans l’événement pour le mettre en avant.
- Présentation de ton équipage : mets en avant la personnalité de ton équipage et les valeurs qui vous définissent. Cette partie est très importante car tu dois te démarquer, montrer que ton équipage est unique !
- Présentation de ton plan d’action: toute ta visibilité directe (communication : médias, réseaux sociaux, cibles visées, nombre de personnes touchées, outils utilisés, etc.) ou indirecte (actions rémunératrices prévues, rendez-vous avec les structures collectives ou associatives…). Tu dois mettre un maximum d’informations, afin de convaincre le sponsor que tu es impliqué et que tu vas lui rapporter ce dont il a le plus besoin : des clients. N’hésite pas à étoffer cette partie au fur et à mesure que tu avances dans ta préparation. Tu peux y indiquer les nouveaux sponsors que tu décroches par exemple, et le réseau que tu touches grâce à eux. Si tu mets en place de nouvelles actions de communication ou rémunératrices, ajoutes-les. N’oublie pas qu’à chaque fois que l’on te voit, on voit aussi potentiellement tes sponsors.
- Proposition de partenariat (pour les sponsors): le budget dont tu as besoin (ne mets pas tout ton budget, seulement la partie qui peut intéresser la personne que tu vas rencontrer et qui correspond à ses moyens !) et les contreparties que tu peux apporter en échange d’un soutien, qu’il soit financier ou matériel.
- Contacts de ton association / équipage : adresse, mail, téléphone, site internet, réseaux sociaux…
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